Peranan artikel dalam organisasi Tugas soft skill Nama: mahesa andana Kelas: 1DB14 NPM: 39110291 Mata kuliah: organisasi dan metode
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
Artikel ini dipublish pada 6 April 2010 at 18:35 oleh Choir
Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.
Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).
Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.
Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.
Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.
Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah"kendaraan"untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Menurut para penulis teori organisasi klasik, organisasi formal adalah system kegiatan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.
Struktur organisasi formal di bagi menjadi dua yaitu :
Yang pertama adalah Model struktur dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi dan yang kedua adalah dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.
Variabel-variabel kunci yang menentukan desain struktual organisasi, yaitu:
1. Strategi Organisasi
2. Lingkungan yang melingkupinya 3. Teknologi yang digunakan
4. Orang-orang yang terlibat dalam organisasi
Strategi dan struktur
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali di jelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahan besar di Amerika. Setelah menganalisa sejarah perkembangan perusahanm-perusahan seperti General Motors, Du Pont, Standard Oil, dan Sears, Roebuck, Chandler menyimpulkan perubahan-perubahan strategi mengakibatkan perubahan-perubahan desain organisasi. Dia menyatakan bahwa "struktur mengikuti strategi.
Dalam pemilihan suatu strategi – dan struktur untuk mengimplementasikannya-para manejer harus mempertimbangankan pengaruh linhkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat di pandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroprasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akn datang.
Strategi pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain oerganisasi. Sebagai contoh , kegiatan-kegiatan dengan kreativitas dan kebutuhan teknis sangat tinggi mungkin desain organisasi tipe matriks.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dan hal ini selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.
3. Strategi menentukan lingkungan spesifikasi dimana organisasi akan beroprasi, ini juga mempengarahui struktur.
Lingkungan Eksternal dan Struktur
Tiga tipe lingkungan dalam pengaruh lingkungan pada desain organisasional sebagai berikut :
1. Lingkungan Stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkunan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut diatas, produk, pasar, hokum, atau teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment) bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering dig anti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metode-motode produksi.
Teknologi dan struktur
Menurut Woodward, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Semakin kompleks teknoklogi semakin besar jumlah manejer dan tingkatan manajemen. Dengan kata lain teknologi yang akan kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk "tall"dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.
2. Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkatkan dari produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses. Para karyawan tingkatan bawah dalam perusahaan-perusahaan produksi unit dan proses cenderung melakukan perkerjaan yang memerlukan ketrampilan tinggi.
3. Semakin tinggi kompleksitas tekhnologi perusahan, semakin besar jumlah staf administratif dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara teknologismemerlukan jasa-jasa pendukung.
Orang dan struktur Manajer dan struktur adalah nilai -nilai manjerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi organisasi.
Setiap teknologi ada aspek-aspek struktur organisional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil. Karyawan dan struktur faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan, dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakn penentuan-penentuan penting struktur organisasi.
Proses desain Organisasi
Proses desain organisasi dapat di mulai dari bawah ke atas (bootom up) atau dari atas ke bawah (down up). dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan organisional umum di terjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan.
Dengan pendekatan bawah ke atas, proses-proses dasar organisasi akan di tetapkan terlebih dahulu, di mana hal ini berarti merumuskan dan menentukan secara simultan teknologi inti yang di gunakan.
Meskipun secara teoristis dapat dijelaskan secara terpisah, kedua prosedur tersebut dalam kenyataannya saling tergantung. Dalam praktek, dua prosedur desain organisasi ini berjalan dengan identifikasi yang terpisah. uasaha-usaha perancangan kembali biasanya hanya menyangkut beberapa bagian struktur, seperti suatu departemen dipindahkan dari wakil direktur satu ke lain, kelompok-kelompok diatur kembali, prosedur-proseduyr pelapor dimodifikasi, dan sebagiannya.
Pendekatan Kontigensi dalam desain Organisasi
Banyak teoritis manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu carayang ideal untuk merancang organisasi. struktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu, tugas maanajer dalam desaian organisasi adaalah menetapkan suatu "kesesuain" efektif antara struktur organisasi dan variabel-variabel tersebut.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menetukan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggita organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal Model tradisional, Model hubungan manusiawi, dan Model sumber daya manusia :
Model Tradisional
Model struktur tradisional secara esensial adlah piramid. Piramit dapat menunjukan suatu kombinasi hirarki berbagai modul yang didasarkan pada konsep-konsep desain organisasi tradisional. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian, dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan-bawahan.
Model Hubungan Manusiawi
Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional. Model hubungan manusiawi secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya. Walaupun model hubungan manusiawi mengukapkan ketidak sempurnaan tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. berikut teknik-teknik dan prilaku-prilaku strukjtual"off line":
Yang paling penting adalah model hubungan manusiawi "mempersilahnkan" para manajer untuk memperguanakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi dia ntara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisas, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antara para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.
Pendefkatan hubungan manusiawi menyaranka manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukan bahwa ia memberikan tanggapan koorperatif dan bukannya mlah menentang.
Pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.
Model Sumber Daya Alam
Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi. Hubungan peranan atasan dan bawahan tersebut telah digambarkan oleh Likert, dimana suatu organisasi yang efektif sebagai sesuatu yang terbentuk dari kelompok yang saling mengkait, dengan melalui bermacam-macam posisi.Struktur organisasi lainnya yang segaris dengan implikasi sumber daya manusia dan menganut rangkaian fungsional silang, Likert adalah tim proyek(proct team) struktur ini biasa digunakan dalam organisasi yang mempunyai teknologi tinggi. Bentuk organisasi tingkat tinggi yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi bentuk kolega(collegial form). Bentuk kolega tidak hanya ditemui didalam kelompok profesional, tetapi juga pada bentuk struktur lain.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Pembagian Kerja
Pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.
Berbagai Fungsi Melekat pada Struktur Organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat di perinci sebagai berikut:
Wewenang
Kekuasaan
Tanggung Jawab
Akuntabilitas
Hubungan lini dan staf
Rentang kendali
Departementasi
Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan organisasi. Departemen fungsional untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departemensasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi Produkmasing-masing produk memerlukan teknologi proses produksi yang berbeda-beda dan cara-cara pemasaran yang berbeda-beda pula. Departementasi wilayah bila organisasi beroprasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka departementasi atas dasar wilayah yang diperlukan.
DESAIN STRUKTURAL MODERN
Berikut ini akan di uraikan lebih baru yang telah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut.
Organisasi Proyek
Oraganisasi-organisasi proyek semakin banyakdigunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, pengembangan, dan koordinasi. Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintahan, militer, dan lain-lainnya.
Berbagai Tips Struktur Proyek
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah individualstruktur ini hanya terdiri dari manajer proyek yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melaporkepadanya. Tipe kedua adalah organisasi proyek Staf dengan tipe struktur ini manajer proyek mempunyai staf pendukung yang dsisediakan bagi kegiatan-kegiatan proyek. Tipe ketiga adalah organisasi proyek Intermix dimana didalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya. Tipe keempat adalah organisasi proyek Agregat dalam tipe ini manajer proyek mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek, staf dan lini fungsional yang melapor secara langsung kepadanya.
Organisasi Matriks
Organisasi matriks dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan. Organisasi sangat dikenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerlukan koordinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi, seperti perusahaan-perusahaan kontraktor, lembaga-lembaga konsultasi, serta penelitian dan pengembangan.
Organisasi Bentuk Bebas
Organisasi modern bentuk bebas kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Model bentuk bebas didasarkan pada apemikiran bahwa maksud dirancangnya suatu organisasi adalah untuk memudahkan manajemen perubahan. Tipe organisasai bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi.
FAKTOR PENENTU PERKEMBANGAN ORGANISASI: Lingkungan Organisasi
Sebagaimana telah ditulis pada bahasan sebelumnya, bahwa organisasi dipengaruhi oleh faktor internal yang disebut dengan budaya organisasi. Selain itu, terdapat pula faktor eksternal yang berdampak penting pada organisasi, yaitu lingkungan. Berdampak pada organisasi ini adalah dampak pada kemampuan manajer untuk mencapai hasil yang pasti sebagaimana yang direncanakan. Hasil tersebut itulah yang kemudian disebut dengan kinerja organisasi.
Terdapat banyak sekali contoh-contoh yang berkaitan dengan dampak lingkungan terhadap organisasi, misalnya krisis moneter pada tahun 1997 yang berdampak pada ekonomi Indonesia, dan kemudian terjadilah penarikan uang (rush) dalam jumlah besar di berbagai bank umum di Indonesia menyebabkan dunia perbankan terpukul telak, banyak bank tutup atau dimerger. Kondisi ini kemudian juga memukul jurusan-jurusan di perguruan tinggi yang berkaitan dengan profesi perbankan. Masih banyak contoh yang lain dalam berbagai jenis organisasi.
Lingkungan eksternal merujuk pada institusi diluar organisasi atau tekanan luar yang potensial berdampak pada kinerja organisasi. Lingkungan eksternal terdiri dari 2 komponen yaitu lingkungan khusus dan lingkungan umum. Kedua lingkungan tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar berikut.
Gambar 1: Lingkungan eksternal organisasi
Lingkungan khusus organisasi terdiri dari; pelanggan, pemasok, pesaing, dan kelompok masyarakat yang langsung berpengaruh terhadap organisasi. Pelanggan merupakan faktor penting pertama yang berkaitan dengan “pihak luar” yang berpengaruh terhadap organisasi. Organisasi akan eksis, jika organisasi mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Pelanggan atau dalam nama lain untuk organisasi yang berbeda dapat berarti klien, nasabah, pasien, mahasiswa, jamaah, dan lain-lain adalah orang yang memanfaatkan produk/ layanan dari organisasi. Perbankan akan sangat terpukul jika produk-produk yang ditawarkannya tidak diminati oleh nasabah, Perguruan Tinggi, juga akan sulit berkembang dan bahkan bisa jadi akan tutup jika jurusan-jurusan yang ditawarkannya tidak diminati oleh calon mahasiswa. Pemerintah akan sering kali mendapat komlain atau pengaduan atau bahkan tidak akan dipilih lagi oleh rakyat, jika tidak mampu melakukan pelayanan yang baik kepada masyarakat. Demikian pentingnya pelanggan sangat berdampak langsung pada hidup matinya organisasi.
Pelanggan juga merupakan faktor penting dalam kaitan dengan timbulnya ketidakpastian organisasi. Kebutuhan dan harapan pelanggan dapat berubah, yang pada sebelumnya kebutuhan dan harapannya dapat dipenuhi, dengan cepat dapat menjadi tidak terpenuhi oleh produk dan layanan yang sama oleh organisasi yang sama. Berbagai jenis organisasi berbeda dalam ketidak pastian ini. Organisasi-organisasi yang menghasilkan produk elektronik merupakan organisasi dengan ketidak pastian pelanggan yang paling tinggi, karena perubahan cita rasa pelanggan terhadap produk-produk elektronik yang sangat cepat. Dalam bidang pendidikan pergerakan kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut juga seringkali berlangsung dalam waktu yang cepat. Ilmu pariwisata pernah mengalami masa kelesuhan yang sangat setelah terorisme melakukan berbagai aksi teror di berbagai tempat wisata dan hotel di Indonesia. Kondisi ini kemudian menyebabkan calon mahasiswa enggan memilih jurusan pariwisata. Kebijakan pemerintah tentang sertifikasi guru, merubah kebutuhan dan harapan calon mahasiswa untuk menjadi guru, sehingga jurusan-jurusan keguruan langsung kebanjiran calon mahasiswa.
Faktor khusus kedua adalah pemasok. Pemasok merupakan organisasi lain yang menyediakan berbagai peralatan dan bahan untuk organisasi kita. Dalam pendidikan pemasok lebih beragam lagi. Dapat berkaitan dengan pemasok calon mahasiswa, dosen, karyawan, dan juga keuangan. Mahasiswa dipasok oleh madrasah-madrasah Aliyah, sekolah-sekolah Menengah Atas, atau pondok-pondok pesantren. Untuk memastikan bahwa Madrasah Aliyah, Sekolah Menengah Atas dan Pondok Pesantren tersebut memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi, maka Perguruan Tinggi akan melakukan tes ujian masuk, namun jika tidak diperlukan maka dapat tidak menggunakan tes ujian masuk. Dosen dipasok dari lulusan PT itu sendiri atau dari PT lain, untuk memenuhi kualifikasi dosen yang dipersyaratkan oleh PT maka diberikan persyaratan-persyaratan dan tes masuk. Demikian pula pemasok pada organisasi yang lain. Yang juga penting adalah, manajer harus mampu memastikan bahwa pasokan untuk proses yang akan dilakukan oleh organisasi tersebut berjalan lancar, kualitas yang baik dan harga yang kompetitif. Karena hal tersebut akan berpengaruh terhadap efektifitas organisasi.
Faktor khusus ketiga adalah kompetitor. Semua organisasi, termasuk yang monopoli memiliki satu atau lebih kompetitor. Telkom yang merupakan perusahaan monopoli, saat ini mendapatkan pesaing dari Indosat, Pertamina mendapatkan pesaing dari Shell, Perbankan sangat banyak pesaingnya, Perguruan Tinggi, lebih banyak lagi pesaingnya. Manajer tidak boleh mengabaikan persaingan. Jika hal tersebut dilakukan maka akan sangat besar resikonya. Kantor Pos yang dulunya perusahaan monopoli, dengan berbagai produk layanan pengantaran surat dan telegraph, terpukul telak setelah munculnya dan berkembang biaknya Hand Phone dengan mode sms nya yang dapat menyapaikan pesan, dan munculnya email via internet yang dapat mengirimkan pesan dan surat bahkan dokumen lainnya dalam waktu yang sangat singkat dan biaya yang murah.
Contoh di atas mengindikasikan bahwa kompetitor, dalam kaitan dengan harga, layanan, pengembangan produk dan seterusnya merupakan contoh tentang bagaimana kompetitor memberikan dampak langsung terhadap organisasi. Disinilah pentingnya manajer harus selalu memonitor dan selalu harus memiliki kesiapan untuk memberikan respon dari berbagai kejadian pada lingkungan eksternal.
Faktor khusus keempat yang mempengaruhi organisasi adalah tekanan dari kelompok masyarakat tertentu. Pada organisasi-organisasi tertentu akan selalu dipengaruhi oleh kelompok masyarakat tertentu. Organisasi-organisasi yang membuka usaha dalam bidang pertambangan seringkali akan mendapatkan tekanan dari kelompok pecinta lingkungan hidup. Di negara kita sekarang ini berkembang berbagai lembaga swadaya masyarakat yang bertujuan untuk memberikan tekanan dan kontrol kepada organisasi-organisasi tertentu yang selama ini dianggap memiliki pengawasan yang tidak akuntabel. Indonesian Corruption Watch (ICW) merupakan kelompok masyarakat yang seringkali memberikan tekanan kepada organisasi-organisasi pemerintah dan swasta yang menggunakan/ melakukan pekerjaan-pekerjaan yang dibiayaan oleh negara. Police Watch kelompok masyarakat yang seringkali memberikan tekanan kepada kepolisian. Lembaga Perlindungan Konsumen, kelompok masyarakat yang memberikan tekanan kepada para produsen terhadap mutu produknya. Dan masih banyak yang lainnya. Lembaga-lembaga tersebut dengan kemampuannya memeroleh data berusaha untuk memberikan pengawasan yang independen dan akuntabel terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Para manajer harus peduli terhadap tekanan dari kelompok-kelompok tersebut, karena tekanan-tekanan yang dilakukannya dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.
Sedangkan Lingkungan umum organisasi meliputi kondisi ekonomi, politik/ perundangan, sosiokultural, demografi, teknologi, dan kondisi global. Kondisi ekonomi seringkali berkaitan dengan krisis ekonomi global, inflasi, fluktuasi pasar, dan berbagai faktor ekonomi global lainnya dapat berpengaruh terhadap organisasi. Krisis ekonomi pernah menghancurkan berbagai industri perbankan di Indonesia, namun disisi lain, krisis ekonomi juga akan meningkatkan pendapatan pada industri-industri berbasis ekspor. Fluktuasi pasar minyak dunia berpengaruh terhadap berbagai industri yang menggunakan minyak sebagai proses utamanya.
Pemerintah mempengaruhi organisasi terhadap aturan dan regulasi yang membatasi organisasi tentang apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Aturan-aturan dan regulasi tersebut meliputi berbagai hal, misalnya regulasi tentang ketentuan upah minimum pada suatu daerah, perlindungan terhadap lingkungan hidup, hubungan burah dan majikan, dan berbagai regulasi lainnya.
Dalam kaitan dengan sosiokultural, organisasi harus menyesuaikan dan merubah praktek-praktek kerja pada organisasi mereka untuk menyesuaikan perubahan harapan yang ada di masyarakat tempat organisasi-organisasi tersebut beroperasi. Nilai-nilai sosial, adat istiadat, selera masyarakat harus menjadi perhatian utama manajer dalam kaitan dengan proses yang akan dilakukannya di dalam organisasi. Perubahan-perubahan pada hal-hal tersebut, juga menjadi titik penting yang perlu diperhatikan oleh manajer dalam pengelolaan organisasinya. Perubahan-perubahan yang dilakukan oleh manajer berkaitan dengan faktor sosiokultural ini dapat meliputi, perubahan dalam jam kerja, kebijakan organisasi dengan mengadakan family gathering, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan spiritual di organisasi, kegiatan-kegiatan olah raga bersama, dan berbagai kegiatan yang bertujuan untuk menyesuaikan diri antara organisasi dengan perubahan-perubahan nilai yang terjadi di masyarakat.
Dalam kaitan dengan kondisi demografi, organisasi harus memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan usia, tingkat pendidikan, jender, lokasi geografi, pendapatan masyarakat, komposisi keluarga, dan lain-lain. Kondisi tersebut akan berpengaruh terhadap banyak hal. Populasi penduduk baru biasanya akan lebih terdidik, lebih banyak belajar, lebih terpengaruh berbagai hal dari luar melalui berbagai media. Kondisi ini akan mempengaruhi mereka dalam cara berfikir, belajar, belanja, dan berhubungan. Perubahan tersebut tentu akan memiliki dampak terhadap organisasi.
Perkembangan teknologi merupakan dampak yang paling dapat dirasakan dan berpengaruh terhadap organisasi pada akhir-akhir ini. Perubahan yang sangat cepat dalam lingkungan eksternal pada akhir-akhir ini adalah sebagian besar dirasakan karena perubahan teknologi. Saat ini teknologi masih terus akan berkembang, sehingga berbagai dampak terhadap organisasi akan masih terus dirasakan dan organisasi juga harus terus mengalami proses perubahan. Contoh-contoh dampak perubahan teknologi tersebut dapat berupa; otomatisasi kantor, tele conference, pemanfaatan robot untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan organisasi, laser, pemindaian presensi, integrted circuits,microprocessor yang makin bertenaga, minyak sintetik, model-model baru dalam proses bisnis. Perkembangan teknologi yang seperti ini kemudian mendorong berbagai organisasi dalam dalam berbagai bidang untuk memanfaatkan teknologi dalam upaya meningkatkan daya saing dan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan organisasinya. Perubahan ini dalam area yang luas juga berdampak pada perubahan struktur organisasi dan cara manajer melakukan pekerjaan manajemen.
