Rangkuman Manajemen umum

Rangkuman Manajemen umum

Nama: mahesa andana

Kelas: 1DB14

NPM: 39110291

Struktur Sistem Informasi Manajemen

Latar Belakang

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan

terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis)  maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk

menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada

Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Dalam modul sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas

antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi

informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses

pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai

perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap

pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk

pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini juga akan dibahas

mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian dalam

pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.

Sebagai tambahan, juga dibahas mengenai dampak atau pengaruh etika dan sosial dari sistem informasi.

Batasan masalah

memahami bagaimana suatu informasi dapat terjadi dengan mengerti struktur SIM data dalam proses pengambilan keputusan organisasi serta  mampu menganalisa keputusan-keputusan terbaik dalam proses pengambilan keputusan dengan informasi yang didapat

Abstraksi

• Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.
• Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan
• Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses manajerial.

PENGENALAN SIM

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat

didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam

pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang

dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:

Sistem Informasi Manajemen.

PEMBAHASAN

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

• a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

• b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM,
digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan :
1.SIM berdasarkan elemen-elemen operasi
2.SIM sebagai pendukung keputusan
3.SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman
4.SIM berdasarkan fungsi organisasi

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing klasifikasi diatas :

1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi
Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya.
Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan
atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai.

1.1. Komponen Fisik

1.2. Fungsi pemrosesan
Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem.
Cara lain untuk menggambrakan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungi pemrosesan utama.

1.3.Output untuk pemakai

2. SIM sebagai pendukung keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah.
Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari
atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :

a. Terstruktur / terprogram
Berulang, rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga
keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tipa kali terjadi.

b. Tidak terstruktur / tidak terprogram
Baru, tidak terstruktur, dsan jarang konsekuan. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini
karena belum pernah ada sebelumnnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit,
atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Dukungan sistem informasi akan berbeda untuk 2 jenis keputusan.
Syarat informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan tidak samar-samar
untuk pemasukan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembetulan dan input yang lengkap,
memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam bentuk yang berguna
untuk aksi. Contoh dari keputusan yang sangat terstruktur adalah rumus memesan inventaris lagi.
Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur.
Sistem dukungan keputusan yang interaktif dengan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah
dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur.

3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman
Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki
dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian.
Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.
Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung
pada proses yang tepat dari transaksi  pada tingkat dari penegndalian manajeman,
pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuansi memesan lagi bergantung
pada pembetulan ringkasan dari hasil-hasil operasi pada tingkat strategi,
hasil dlam operasi-operasi dan pengendalian manajeman yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi,
saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris.
Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada ditengahnya.

3.1 Sistem informasi untuk pengendalian operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian opersional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu.
Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
1.Proses transkasi
2.Proses laporan
3.Proses pemeriksaan

3.2. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Informasi pengendalian manajeman dioerlukan oleh manajer departeman untuk mengukur pekerjaan,
memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional,
dana mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut :

a.Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).
b.Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c.Sebab penyimpangan
d.Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :
1.Database dari operasional
2.Rencana, anggaran, standar, dll

Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan,
juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :

a.Model perencanaan dan anggaran
b.Program-program laporan penyimpangan
c.Model-model analisis masalah
d.Model-model keputusan
e.Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajeman adalah :
rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah,
keputusan untuk penelaahan, dan atas jawaban atas pertanyaan

3.3. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya.
Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama,
sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:
•Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah manjadi usaha melalui pesanan.
•Suatu toko serba ada dengan toko dipusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral diluar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajeman.
Kegiatan ini memang agak tidak diatur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan dalam
perencanaan tahunan dan siklus penganggaran

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data :
1.Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
2.Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.
3.Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
4.Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
5.Prospek bagi industri di daerah lain.
6.Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
7.Peluang bagi karya usaha baru.
8.Alternatif strategi.
9.Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajeman dan pengendalianoperasional.
Namun demikian sistem informasi manajeman dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya :

•Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
•Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.
•Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dlam database komputer.

4. SIM berdasarkan fungsi organisasi
Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas
fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi
untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database,
model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional,
terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajeman dan perencanaan strategis.

Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :
1.Subsistem Penjualan Dan Pemasaran
2.Subsistem Produksi
3.Subsistem Logistik
4.Subsistem Personalia
5.Subsistem Keuangan dan Akunting
6.Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)
7.Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)

evolusi sistem informasi manajemen

.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
1. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
2. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) = sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
a. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
b. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
c. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
d. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
e. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
f. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
g. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
h. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
4. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Kata sistem manajemen akan selalu muncul dalam benak anda setiap kali bicara tentang ISO 9001, ISO 14001, ISO TS-16949 dan standar-standar sistem manajemen lain. Apa sebetulnya sistem manajemen?

Pertama tentang sistem. Apa itu sistem? Kata “sistem” muncul dalam banyak kombinasi;: sistem komputer, sistem keamanan, sistem akuntansi, sistem pemerintahan dan beribu-ribu kata lain yang bisa disandingkan dengan sistem. Sistem adalah kesatuan berbagai komponen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi kata kuncinya adalah ‘komponen-komponen’ dan ‘tujuan’. Contohnya, Sistem komputer adalah kesatuan dari berbagai komponen: software, monitor, hardisk, keyboard dll yang saling berkaitan untuk melakukan komputasi. Sistem keamanan adalah kesatuan dari berbagai komponen: security personnel, peralatan, pos jaga dll untuk melakukan pengamanan.

Sistem manajemen mutu

Bagaimana dengan sistem manajemen mutu? Arti kata dasar dari manajemen adalah pengaturan. Maka sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari berbagai komponen (komponen dalam hal ini adalah prosedur, manual, struktur organisasi, kebijakan dan sebagainya) untuk melakukan pengaturan aktifitas-aktifitas yang mempengerahui mutu produk atau pelayanan yang dihasilkan organisasi.

Banyak orang yang mempersepsikan sistem manajemen mutu sebagai sekumpulan dokumen prosedur, manual, instruksi kerja yang terkait dengan mutu. Atau lebih sederhana lagi sebagai ‘satu bundle dokumen mutu’. Persepsi tersebut sebetulnya tidak terlalu salah, karena komponen dari sistem manajemen manapun adalah hal hal yang bersifat mengatur yang biasanya dalam bentuk tertulis. Masalahnya adalah apakah sistem tersebut dapat secara efektif diterapkan atau tidak. Apakah segala aturan tertulis tersebut dapat diterapkan dan membuat kinerja mutu organisasi menjadi baik atau tidak.

Bila seseoran ditanya ’mana sistem manajemen mutu organisasi anda?’ dan dia menunjukkan satu set prosedur, manual dan dokumen lainnya, dia tidak salah. Telunjuknya sudah menunjuk pada obyek yang tepat. Tetapi bila ternyata segala aturan dalam prosedur, manual jauh berbeda dari apa yang dilakukan oleh orang orang dalam organisasi tersebut, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa sistem manajemen mutu yang ditunjuk bukan sistem manajemen organisasi tersebut. Atau kesimpulan yang lebih ringan, sistem manajemen mutu yang ditunjuk tidak ada gunanya bagi organisasi tersebut.

Setiap hal yang bersiafat ‘aturan’ tidak akan ada gunanya bila tidak dipatuhi. Aturan selalu berpasangan pada implementasi. Begitu juga dengan sistem manajemen mutu. Kita tidak bisa menilai bagus atau tidaknya sistem manajemen mutu suatu organisasi dari sekumpulan dokumen kebijakan, struktur organsiasi, prosedur, instruksi kerja saja, tetapi dari sejauh mana sekumpulan dokumen tersebut diterapkan dan efektif memperbaiki dan menjaga kinerja mutu organisasi.

Merancang Sistem manajemen mutu

Sebagaimana diuraikan diatas, sistem manajemen mutu adalah kesatuan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturan aturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Maka merancang sistem manajemen mutu tidak lain adalah merancang berbagai hal tersebut (kebijakan, prosedur, manulan dan lain-lain). Secara sederhana dapat dikatakan bahwa merancang sistem manajemen mutu adalah merancang berbagai aturan terkait dengan mutu, dimana berbagai aturan tersebut nantinya saling berkaitan dan membentuk sebuah sistem manajemen mutu.

Aturan apa yang harus dirancang? Pastinya adalah setiap aktifitas yang mempengaruhi mutu produk. Aktifitas-aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam setiap organisasi berbeda-beda, tergantung dari jenis organisanya (Manufaktur atau jasa) dan juga tergantung dari produknya (misalnya, aktifitas yang mempengaruhi mutu dalam organisasi penyedia jasa kesehatan tentu berbeda dengan jasa konstruksi).

Contoh dari aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organsiasi manufaktur: perancangan produk, perancangan proses produksi, penjadwalan produksi, produksi, inspeksi dan pengujian, pemeliharaan alat produksi dan sebagainya.

Contoh aktifitas yang harus diatur dalam merancang sistem manajemen mutu yang spesifik di organisasi pendidikan: Penerimaan siswa, perancangan kurikulum, pengujian kurikulum, penjadwalan kelas, proses belajar mengajar, evaluasi proses belajar mengajar, remedial dan sebagainya.

Beberapa aktifitas yang mempengaruhi mutu berikut ada dalam setiap organisasi manapun seperti pembelian, rekrutmen personil, pelatihan, pengendalian dokumen, pengendalian catatan dan beberapa aktifitas umum lain.

ISO 9001 – Standar Sistem manajemen mutu

ISO-9001 lahir pada tahun 1987. Judul pada waktu terbit pertama kali adalah standard for quality assurance, baru diganti menjadi standard for quality management system pada tahun 2000. Sebagaimana judulnya, standar ini berisi persyaratan tentang bagaimana seharusnya sebuah sistem manajemen mutu, aktifitas apa saja yang harus diatur, apa saja dalam aktifitas tersebut yang harus diatur, dokumen apa yang harus dibuat dan sebagainya.

ISO-9001 adalah standar sistem manajemen yang bersifat umum. Atau bisa juga dikatakan sebagai panduan umum bagaimana merancang sistem manajemen mutu. ISO-9001 tidak memberi panduan spesifik tentuk bagaimana mengatur suatu aktiftas tetapi hanya berisi persyaratan apa saja yang harus diatur. Misalnya, dalam aktifitas pembelian, ISO-9001 mensyaratkan agar organisasi melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok (untuk barang yang mempengaruhi produk akhir) tetapi ISO-9001 tidak berisi persyaratan yang spesifik bagaimana melakukan pemilihan dan evaluasi pemasok. Teknis pemilihan dan evaluasi diserahkan kepada organisasi masing masing.

Panduan dan Standar Sistem manajemen mutu untuk jenis organisasi spesifik

Selain ISO 9001, ada beberapa standar lain yang juga dikeluarkan oleh badan yang sama (International organisation for standardization) tentang sistem manajemen mutu seperti ISO TS-16949, standar sistem manajemen mutu untuk industri automotive, ISO TL 9000 untuk industri telekomunikasi dan sebagainya.

Untuk beberapa jenis organisasi, International organization for standardization juga mengeluarkan beberapa panduan untuk beberapa jenis organisasi tertentu seperti:

ISO IWA 2 : International Work Agreement, panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk organisasi yang memberikan layanan kesehatan

ISO IWA 2 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu untuk institusi pendidikan

ISO IWA 4 : Panduan penerapan sistem manajemen mutu utnuk badan pemerintah

ISO IWA bukanlah standar, jadi organisasi tidak ada proses sertifikasi dan sertifikat untuk panduan panduan tersebut. Sertifikat yang dikeluarkan tetap sertifikat ISO 9001.

Puisi

Pengarang: Ajip Rosidi
berjalan, berjalan selagi di diri duka
bernapas lega menemu perempuan
kami berpandangan: lantas tahu
segalanya tinggal masa kenangan
kami berjalan memutar danau
namun kutahu: dukaku yang risau
takkan mendapatkan pelabuhan aman
kecuali dalam pelukan penghabisan
kupandang matanya:
tak kukenal siapa pun juga
semuanya nanar
didindingi kabut samar

Puisi

Pengarang: Clauryn Zovanovsky
Dia dan cintanya….
Aku dan cintaku…
Aku mencintainya dan aku lelah..
Sedikit nakal aku bermain dalam kejenuhanku

Mencoba meramba pelan mencari sesuatu yang baru..
Sesuatu yang membuatku menenggelamkan bosanku…
Jika seperti ini, siapa yang bersalah..???

Aku dan kelelahanku, atau dia yang membuatku lelah…???
Aku dan kejenuhanku ataukah dia yang membuatku jenuh…???
Aku sakit namun tak mampu berpaling…
Aku lelah namun tak sanggup tuk pergi…
Aku terluka namun aku mencinta..

Mencinta pada dia…
Kekasih jiwa yang membuatku lelah…

Rahasia buka usaha biar sukses

Rahasia Buka Usaha

Ada beberapa hal yang harus diketahui untuk bisa sukses dalam usaha anda.

William A. Ward pernah berkata, Ada empat langkah mencapai sukses, yakni perencanaan yang tepat, persiapan yang matang, pelaksanaan yang baik, dan tidak mudah menyerah. Gunakan falsafah Ward ini agar sukses. Perinciannya sbb:

1. Ikuti perkembangan jaman. Bergabunglah dalam organisasi yang berkaitan dengan bisnis Anda. Banyak membaca dan gali informasi sebanyak mungkin. Internet akan banyak membantu Anda.

2. Buat rencana keuangan. Catat semua pemasukan dan pengeluaran setiap harinya. Buat target jangka pendek dan jangka panjang. Jangan pernah menyerahkan kondisi keuangan pada nasib. Perhitungkan dengan matang.

3.Perkirakan aliran uang tunai. Anda harus bisa memperkirakan aliran uang tunai, paling tidak tiga bulan ke depan. Jangan membuat anggarkan pengeluaran yang lebisar dari itu.

4. Bentuk dewan penasehat atau cari tenaga ahli, untuk memberi ide, saran atau kritik terhadap Anda dan produk yang ditawarkan. Mereka bisa berupa teman-teman atau anggota keluarga yang dipercaya.

5. Jaga keseimbangan antara kerja, santai, dan keluarga. Tak perlu ngoyo, karena sesuatu yang dikerjakan dengan ngoyo, hasilnya tak akan maksimal. Lagi pula, badan dan otak butuh istirahat.

6. Kembangkan jaringan (network). Tak ada salahnya berkenalan dan bergaul dengan orang-orang yang berhubungan atau bisa mendukung bisnis Anda. Siapa tahu ada ide yang bisa digali.

8. Disiplin/motivasi. Aspek terberat dalam menjalankan usaha sendiri adalah disiplin atau motivasi untuk bekerja secara teratur. Untuk mengatasinya, buatlah daftar apa saja yang harus dikerjakan hari ini dan esok. Tentukan target yang harus dicapai dalam minggu ini.

9. Selalu waspada dan siap. Rajin-rajin melakukan evaluasi terhadap pasar, produk dan sistem pemasaran. Kalau perlu, ubah cara kerja agar lebih efisien. Perbaiki cara pemasaran atau kualitas produk.

10. Cintai pekerjaan Anda. Bagaimana akan sukses, jika Anda tak punya sense of belongin pada pekerjaan dan produk yang dihasilkan. Cintai pekerjaan dan produksi sendiri, dan uang akan mengikuti Anda.

11. Jangan mudah menyerah. Para pengusaha sukses pun pernah mengalami kegagalan. Jika ingin cepat berhasil, segeralah bangkit dan belajar dari kegagalan. Jangan bersedih terlalu lama, apalagi menyerah.

MANAJEMEN BISNIS

Manajemen Bisnis – Prinsip dan Standarisasi Manajemen Perusahaan

Pendahuluan

Bisnis merupakan kegiatan dalam menjual produk atau jasa agar memberikan keuntungan bagi pemiliknya. Bisnis merupakan kegiatan beresiko memberikan kerugian baik dari segi material atau non-material. Namun bila berhasil maka akan memberikan keuntungan dan kesejahteraan bagi pemiliknya. Agar terhindar dari resiko bisnis maka bisnis harus dijalankan dengan tepat dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang serius dan mantap. Bisnis terdiri atas beberapa komponen penting yang saling mendukung dan melengkapi. Bila salah satu komponen gagal maka akan mengganggu komponen lain. Berikut adalah komponen-komponen bisnis tersebut:

• Manajemen, yaitu bagian yang merencanakan, mengelola, dan menjalankan bisnis. Komponen ini bisa disebut sebagai backend yaitu komponen yang berada di belakang layar.
• Kekuatan brand atau image, yaitu karisma, kekuatan emosional yang dimiliki oleh perusahaan dan merupakan pandangan/perasaan masyarakat terhadap perusahaan atau produk.
• Produk atau Layanan, komponen yang dijual atau ditawarkan kepada pasar. Komponen ini bisa disebut sebagai front end karena komponen ini berada didepan. Komponen inilah yang berhadapan dengan masyarakat.
• Partner, yaitu pihak yang ikut membantu dalam menjalankan bisnis.
• Pelanggan, yaitu pihak yang akan menerima tawaran atau membeli produk dan layanan yang ditawarkan.

Saya akan membahas komponen-komponen diatas satu persatu disertai kriteria, prisip, dan standar yang perlu dipenuhi agar tiap komponen dapat berfungsi maksimal sesuai yang diharapkan. Tiap komponen tidak dapat berdiri sendiri karena gangguan pada satu komponen akan mengganggu komponen lain. Saya akan menulis pemikiran saya berdasarkan pengalaman, buku-buku manajemen bisnis, dan studi kasus pada perusahaan-perusahaan tertentu. Pada posting ini saya akan membahas pada komponen Manajemen. Dan saya akan teruskan pada tulisan-tulisan berikutnya.

Manajemen

Manajemen suatu perusahaan adalah nyawa dari suatu perusahaan. Manajemen yang menentukan pertumbuhan atau kebangkrutan suatu perusahaan. Dengan adanya suatu pengelolaan dan manajemen yang baik maka suatu perusahaan akan mampu bertahan dari segala tekanan, kendala, dan rintangan yang ada. Bahkan akan berkembang menjadi lebih besar dan lebih baik lagi. Dalam mengelola perusahaan maka ada prinsip dan standarisasi dimana hal-hal tersebut akan sangat membantu perkembangan perusahaan bila diterapkan dengan baik. Prisip dan standar ini bukanlah nilai mutlak dalam kesuksesan suatu perusahaan. Tidak selamanya suatu perusahaan yang telah melakukan segala sesuatunya dengan baik akan sukses. Terkadang ada beberapa kendala atau halangan yang tidak dapat dihindari contohnya tertipu rekan kerja atau tertimpa bencana serta kendala-kendala lainnya. Berikut adalah beberapa prinsip dan standarisasi yang diharapkan mampu mendukung kemajuan dan perkembangan suatu perusahaan:

1. Perancanaan yang Matang
   Sebelum suatu perusahaan berdiri maka biasanya modal merupakan kendala awal yang harus dipenuhi sebelum perusahaan berjalan. Tidak selamanya modal besar pasti memberikan keuntungan besar. Pengelolaan modal yang efektif dan efisien akan memberikan keuntungan yang maksimal. Untuk kita kita harus melakukan perhitungan modal dan biaya yang diperlukan untuk operasional perusahaan dalam jangka beberapa waktu ke depan. Kita harus mampu memberikan anggaran yang aman untuk operasional perusahaan dalam beberapa waktu kedepan. Jadi bukan mengamankan anggaran hanya untuk hari ini dan besok. Dengan adanya pengamanan anggaran dalam jangka panjang maka perusahaan akan mampu bertahan bila mengalami kendala atau bencana yang sifatnya mendadak dan tidak diperhitungkan sebelumnya.
   Dengan melakukan perencanaan dan perancangan perusahaan secara matang maka perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah diperhitungkan sebelumnya. Misalnya dalam membuat suatu produk maka kita harus melakukan penelitian terlebih dahulu mengenai pasar, konsumen, produk pesaing, dan kendala-kendala yang mungkin akan muncul agar produk kita tepat sasaran dan tidak gugur bila terkena berbagai tekanan dan kendala yang muncul. Saat ini penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis mampu memudahkan dan mempercepat perencanaan perusahaan. Sistem yang digunakan disebut Enterprise Resource Planning(ERP) dimana sistem ini melakukan perencanaan dengan konsep Manajemen Operasional dengan suatu aplikasi yang terintegrasi. Beberapa kegiatan manajemen dapat terbantu dengan sistem ini seperti inventory management, financial management, reporting, manufacturing management, dan kegiatan lainnya.
2. Sumber Daya Manusia yang Berkualitas, Loyal, dan Sejahtera.
   Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas merupakan kunci penggerak perusahaan. Dengan adanya SDM yang mampu menggerakkan perusahaan dengan baik maka suatu perusahaan akan mampu berkembang dan melakukan bisnisnya dengan efektif dan efisien. SDM yang berkualitas tidaklah cukup untuk menjalankan perusahaan dalam jangka panjang. Diperlukan loyalitas pegawai terhadap perusahaan tempat dimana dia bekerja. Dengan membangun hubungan emosional antara perusahaan dan pegawainya maka seorang pegawai akan berusaha semaksimal mungkin memberikan kontribusi terbaik buat perusahaan. Tanpa adanya hubungan emosional antara perusahaan dan pegawai maka pegawai hanya menjalankan kewajibannya tanpa memberikan seluruh kemampuannya untuk perusahaan. Bila kewajibannya telah dilakukan maka dia hanya akan berjalan ditempat tanpa memberikan inovasi, kreatifitas, dan ide cemerlang yang sebenarnya bisa dilakukan bila pegawai memiliki ikatan emosional yang membuat dia ingin ikut membangun dan mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.
   Sumber daya manusia yang berkualitas, dan loyal belum tentu dapat memberikan kontribusi terbaik yang dimilikinya. Manusia yang memiliki kebutuhan tentu akan berusaha agar dapat memenuhi segala kebutuhannya. Bila seorang pegawai merasa bahwa penghasilan yang dimilikinya tidak memenuhi kebutuhannya maka tentu dia akan berusaha untuk mencari jalan agar dapat memenuhi seluruh kebutuhannya. Bila hal ini terjadi maka pegawai mencari kerja sampingan yang akan menyita waktu, pikiran, dan tenaganya sehingga ia tidak dapat memberikan kemampuannya secara maksimal pada perusahaan. Mengapa terkadang beberapa perusahaan melakukan meeting, atau penyusunan anggaran di hotel padahal kantor mereka memiliki fasilitas yang sama dengan hotel? Mungkin buat sebagian orang hal ini adalah pemborosan, tapi dampak baiknya adalah para peserta meeting atau rapat akan lebih berkosentrasi dan memberikan pemikiran mereka secara maksimal tanpa terganggu oleh masalah lainnya seperti macet di perjalanan ke kantor, permasalahan di rumah, dan kendala-kendala di luar perusahaan. Dengan adanya dukungan dari perusahaan agar pegawai tidak dipusingkan oleh hal-hal lain diluar perusahaan maka pegawai diharapkan dapat memberikan kontribusi maksimal buat perkembangan perusahaan.
3. Manager yang Terbuka, Tegas, dan Demokrat
   Kepemimpinan seorang manager merupakan penunjuk jalan yang benar bagi perusahaan. Mereka adalah nakhoda kapal yang akan menentukan apakah perusahaan akan mencapai tujuan atau tidak. Jiwa kepemimpinan yang berwibawa harus dimiliki oleh seorang manager perusahaan, namun dengan wibawa bukan berarti bersikap tertutup terhadap pegawainya. Justru sikap terbuka seorang pemimpin yang mau menerima masukan dan saran dari bawahannya akan membantu seorang manager dalam memimpin perusahaan atau departement yang dibawahinya. Ketegasan dalam memimpin dan mengambil keputusan sangat diperlukan oleh seorang manager, karena di tangan mereka keputusan akan jalan yang ditempuh oleh perusahaan akan menentukan perkembangan dan operasional perusahaan. Manager juga harus dapat mempertanggung jawabkan keputusan mereka di depan direksi tidak melulu menyalahkan bawahan yang tidak becus melakukan perintahnya. Sebaiknya setiap pengambilan keputusan melibatkan banyak pihak, baik itu bawahan ataupun pihak lain yang terkait. Dengan adanya masukan dari yang lain maka manager dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan yang tepat dan memuaskan banyak pihak.
   Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
4. Lingkungan Kerja yang Nyaman dan Mendukung
   Seorang pekerja menghabiskan hampir setengah hidupnya dalam sehari berada di kantor. Sehingga kantor merupakan tempat kedua setelah rumah yang menjadi tempat terlama dimana pekerja berada. Untuk itu lingkungan kantor yang nyaman, kondusif, dan mendukung pekerjaan mutlak diperlukan. Lingkungan kerja bukan berarti hanya kantor saja, akan tetapi termasuk suasana kerja, dan hubungan antar pegawai perusahaan. Bila salah satu bagian dari lingkungan kerja tersebut ada yang membuat tidak nyaman seorang pekerja maka akan berdampak terhadap menurunnya kinerja dan kontribusi pegawai tersebut terhadap perusahaan.
   Kantor adalah tempat bekerja dimana kenyamanan kantor bergantung pada kebersihan, kerapian, ketenangan, keindahan, suhu dan udara yang sesuai, serta tata letak furniture dan ruangan yang baik. Perangkat kerja yang mendukung juga perlu diperhatikan. Jangan memaksakan penghematan terhadap perangkat kantor yang dapat menghambat pekerja. Beberapa perusahaan terkadang mempertahankan komputer tua yang suka crash dengan alasan masih dapat dipakai padahal justru kelambatan dan tuanya perangkat membuat waktu bekerja dan terkadang menghambat pekerja pada saat perangkat tua tersebut rusak. Kantor yang nyaman akan membuat pegawai betah dan tidak terburu-buru ingin meninggalkan kantor sehingga pekerja lebih berkosentrasi dalam melakukan pekerjaannya. Suasana kekeluargaan di kantor perlu dibina agar pegawai merasa sebagai bagian dari perusahaan dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap perusahaan untuk menjaga nama baik perusahaan. Jangan sampai ada sifat iri, sinis, atau ada pertikaian antar pegawai karena akan mengganggu pekerjaan dan kinerja perusahaan.
   Perlu diperhatikan juga bagaimana pegawai berangkat dan pulang dari kantor. Bila pegawai tinggal terlalu jauh dari kantor maka perlu dipikirkan bagaimana bila terkendala macet dan terlambat sampai dikantor. Ada baiknya perusahaan menyediakan jemputan karyawan karena selain membantu karyawan juga akan mengakrabkan karyawan karena ada waktu bercerita dalam perjalanan dari atau ke kantor.
5. Terbuka dan Selalu Belajar
   Perkembangan dunia bisnis begitu cepat. Begitu banyak bidang yang mendukung suatu bisnis misalnya bidang teknologi informasi. Begitu banyak perubahan yang terjadi diluar perusahaan, karena itu kita tidak boleh tertutup dan harus berusaha menerima perubahan yang ada. Dengan selalu mempelajari perubahan dan perkembangan maka suatu perusahaan akan dapat bersaing dengan perusahaan lain dan tidak tertinggal oleh tren dan perkembangan yang terus berjalan. Perusahaan harus mempelajari dan menerapkan berbagai perkembangan dan perubahan yang mampu memberikan manfaat yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Dengan demikian maka perusahaan akan selalu dapat berkembang, dan berjalan seiring dengan perubahan dan perkembangan yang ada.

Demikianlah sedikit tulisan mengenai manajemen. Tulisan diatas tentu masih memiliki kekurangan. Saya akan menambahkan tulisan diatas bila ada perubahan, atau pencerahan baru yang saya peroleh. Ditunggu saran dan kritiknya. Terima kasih.